「 支払管理システム 」 For Access の使用方法


●特徴
会計処理を補助するシステムとして開発しました。
  
会計システムでは、支払予定を把握したり、いつ、資金が必要になるかをなかなかうまく把握できませんでした。
そこで、このシステムを構築し、支払予定を管理することとしました。
  1. このシステムでは支払予定を登録しておいて、それぞれの支払をいつ、どんな形で実行するのかを管理します。この支払予定を管理することで、支払漏れ防止資金繰りを検討するのに役立てています。
  2. 支払予定として大きく下記の2つを管理します。
    • 仕入・外注費」を管理する「買掛金管理
    • その他経費の支払」を管理する「未払金管理
  また、会計科目での集計も行っていますので、会計システムの残高とのチェックが容易です。
【サンプル版の制限】
サンプル版は仕入先及び支払先登録がそれぞれ10社までです。
完全版およびソースファイルではその制約がなくなります。

*【完全版】と【ソースファイル】もあります。
ソースファイル版はカスタマイズ・Accessの学習等にご利用ください
完全版・ソースファイルをご希望の方は、【完全版のお申込み方法】【ソースファイルのお申込み方法】の項目を御覧ください。

【完全版のお申込み方法】
○完全版には使用制限がありません。
○ご希望の方は、メールにてご連絡ください。振込み先を返信いたします。
○振込みが確認後、こちらよりメールにてライセンス番号をお送りします。そのライセンス番号をライセンス登録画面より登録してください。

■注意
  • 払込み手数料はご負担ください。
  • なるべく早くお送りしますが、メールを頂いてから2〜4日かかる場合があります
  • ソフトの性質上、返金はできません。動作環境・動作等十分にご確認ください。
【代金】
  • 完全版(MDEファイル)の代金は5,250円 1,050円(総額)です。
    • 2009年10月より値下げしました。
【お申込み】
  • 下記内容をコピーし下記アドレスにお送りください。振込み先を返信いたします。

     E-mail :kawasaki@ps-wing.com


■完全版(MDEファイル)の場合
  件名:完全版の件

 依頼ソフト名:「支払管理システム」For Access97 or Access2000 or Access2002-2003 完全版(MDEファイル)
 単  価:1,050円(総額)
 数  量: 本
 (カナ):
 氏  名:
 メールアドレス:
  ※.お振込み名が異なる場合は、そのお名前(会社名)もお知らせください。

【ソースファイルのお申込み方法】
○ソースファイルには使用制限がありません。
○ソースファイルはフォーム・プログラム等がオープンになっていますので、ご自分でカスタマイズが可能です。
 又、Access学習用にもご利用いただけます。ソースファイルにはAccessとVBAのノウハウがぎっしり詰まっています。
○ご希望の方は、メールにてご連絡ください。振込み先を返信いたします。
○メールに添付し送付しますので、確実に受信可能なメールアドレスにてご連絡ください。
 会社サーバー等の関係でメール添付が不可能な場合はお問い合わせください。
○下記の【ソースファイルの著作権および使用条件】
  を必ずお読みいただきご同意の上お申し込みください。
○ソースファイルは予告なく販売を中止させていただくことがあります。
○同業者様のソースファイルお申し込みはご遠慮ください。


■注意
  • 払込み手数料はご負担ください。
  • なるべく早くお送りしますが、メールを頂いてから2〜4日かかる場合があります。
  • ソフトの性質上、返金はできません。動作環境・動作等十分にご確認ください。
【代金】
  • ソースファイル(MDBファイル)の代金は52,500円(総額)です。
【お申込み】
 下記内容をコピーし下記アドレスにお送りください。振込み先を返信いたします。  
     E-mail :kawasaki@ps-wing.com

   
件名:ソースファイルの件
  
依頼ソフト名:「支払管理システム」For Access97 or Access2000 or Access2002-2003 ソースファイル(MDBファイル)
単  価:52,500円(総額)
数  量: 本
(カナ):
氏  名:
メールアドレス:
  ※.お振込み名が異なる場合は、そのお名前(会社名)もお知らせください。


●はじめに
  • 支払管理システム For Access97」には Microsoft Access 97 が必要です。
  • 支払管理システム For Access2000」には Microsoft Access 2000 が必要です。
  • 支払管理システム For Access2002-2003」には Microsoft Access 2002又は、Access 2003が必要です。

インストール方法

ダウンロードされたファイルは圧縮されています。
  1. 「スタート」-「ファイル名を指定して実行」でダウンロードファイルを選択し、「OK」ボタンをクリックしてください。
  2. 「解凍先の指定」が出ますのでそのままでよければ「OK」ボタンをクリックしてください。 これで解凍できます。
  3. Accessを起動しメニューの「ファイル」-「開く」で解凍フォルダ内の下記ファイルを指定して実行してください。
    • Acess97の場合「Shiharai97.mde」
    • Access2000の場合「Shiharai2k.mde」
    • Access2002又は、2003の場合「Shiharaixp.mde」
  4. お好みによりショートカット等を作成し簡単に起動できるようにしてください。

アンインストール
  1. インストール先のフォルダごと削除してください。

ライセンス未登録の場合は以下の使用制限があります。
  1. 仕入先の登録が10件までになります。(買掛金管理)
  2. 支払先の登録が10件までになります。(未払金管理)

最新情報も含め、README.TXTを御覧ください。

(1)メインフォーム
「Shiharai97.mde」または「Shiharai2k.mde」または「ShiharaiXP.mde」(Accessのバージョンによって実行するものを選んでください)を実行すると下記の「メインフォーム」が表示されます。
ここで各種処理を選択します。
■メインフォームの説明
  1. 「共通マスタ登録」で「買掛金管理」「未払金管理」の両方で使用する共通のマスタを登録します。内容は以下の4つになります。
    • 会社情報登録
      • 自社の情報を登録します。決算月・毎月の締め日・切替の年月を登録します。
    • 決済条件登録
      • 決済の方法を登録します。「現金」「振込」「小切手」「手形」等を登録します。
    • 決済日登録更新
      • 締め日後いつ決済をするかの種類をマスタとして登録します。
    • 科目登録更新
      • 会計システムで使用している科目を登録しておきます。これを登録しておくことにより「買掛金集計表」「未払金集計表」で科目単位に合計を表示することが出来ます。これにより、会計システムと残高を一致させ、検証を行っています。
  2. 買掛金管理
    • 仕入や外注費の支払の管理を行います。
  3. 未払金管理
    • 経費の支払の管理を行います。
  4. ライセンス登録
    • 最初はお試し版になっています。ライセンスを登録していないと、登録できる仕入先と支払先がそれぞれ最大10件になります。それ以外は制約はありません。
    • シェアウェアにてお支払いただき、登録用のメールアドレスをご連絡いただければ、ライセンス番号をメールにてお送りします。それを登録いただければ、上記の制限はなくなります。
  5. 使用ファイル
    • ここで指定したファイルに登録したデータが保存されます。
    • 最初にセットされているのはこちらで作成したサンプル版です。いろいろとお試し下さい。
    • 「新規ファイルの作成」で新しいファイルを作成し、新規にデータを登録できます。
  6. バックアップ処理(2009年10月追加)
    • データのバックアップをします。

■使用ファイル
ここでデータの入っているDBを指定します。
初めてダウンロードをして解凍した時は、回答したフォルダーに「支払サンプル.MDB」が作成され、そのDBが自動的にセットされます。
まずは、この「支払サンプル.MDB」でいろいろと試してみることをお奨めします。
また、この使用方法もこの「支払サンプル.MDB」の内容になっています。
    
新たにデータを作成する場合は以下に従ってください。
  1. メインフォーム上の「新規ファイルの作成」ボタンをクリックしてください。そうすると次の「新規ファイル作成」画面が表示されます。
新規ファイル作成画面
  1. ここにファイル名と作成する場所をセットして「作成開始」ボタンをクリックすると、そのファイル名で新たなDBが作成されます。
  2. 「参照」ボタンをクリックすると、フォルダーを選択できる画面が表示されます。その中から作成したい場所を選択してセットします。
フォルダ参照画面
新規ファイル作成のファイル名設定画面
  1. 上記はファイル名に「支払管理データ」という名前をセットし、作成する場所は「My Documents」を指定した場合です。この名前で「My Documents」にDBを作成します。
    • ※名前には日本語でも、英語でもどちらでも大丈夫です。
    • ※拡張子(.MDB)はつけないで下さい。DBを作成したときは自動でこの拡張子はつけられます。
    •   (この場合は 「支払管理データ.MDB」というファイルが作成されます)
  2. この状態で「作成開始」ボタンをクリックすると、DBが作成されて下記のメインフォームに戻ります。
メインフォームの新規ファイル設定後画面
  1. 使用ファイルに指定したファイルが入り、このDBが新たに利用可能となっています。
  2. この後の標準的な作業は以下になります。
    1. ライセンス登録(ライセンスを取得している場合)
    2. 会社情報登録
    3. 決済条件登録更新
    4. 決済日登録更新
    5. 科目登録更新
    6. 買掛金管理
      1. 仕入先登録更新
      2. 買掛金残高初期登録
    7. 未払金管理
      1. 支払先登録更新
      2. 未払金残高初期登録
この状態でサンプルDBの戻すためには「メインフォーム」の「参照」ボタンをクリックして、「支払サンプル.MDB」を指定してください。
ファイル名の設定画面
  • この画面で「支払サンプル.MDB」を指定してください。
ファイル設定画面のセット画面
  • 「開く」ボタンをクリックすると、セットされます。
メインメニューのサンプルセット後画面
  • 「支払サンプル.MDB」がせっとされました。

■会社情報登録
  • メインフォームで「会社情報登録」をクリックするとこの画面が表示されます。
会社情報登録画面
  1. 会社名
    • 御社の会社名を入力してください。この会社名はメインフォームの右上や各種帳票に表示されます。
  2. 決算月
    • 御社の決算月を1から12の間で入力してください。
  3. 経理締め日
    • 御社の経理締め日を入力してください。20日締めなら20を月末締めなら99を入力してください。
  4. 初期設定年月
    • 「買掛金残高初期登録」「未払金残高初期登録」にて残高を登録する際の年月になります。

■決済条件登録更新
  • メインフォームで「決済条件登録更新」をクリックするとこの画面が表示されます。
決済日条件登録更新
  1. 決済条件を画面のように登録していきます。

■決済日登録更新
  • メインフォームで「決済日登録更新」をクリックするとこの画面が表示されます。
決済日登録更新
  1. 決済月
    • 決済する月を「当月」「翌月」「翌々月」のいずれかをマウスでチェックしてください。そうすると●がつきます。
  2. 決済日
    • 決済日を指定します。20日支払の場合は20。月末払いの時は99を入力します。
  3. 決済文言
    • 決済月と決済日が入力されると自動的に文言が表示されます。この文言は変更できません。

■科目登録更新
  • メインフォームで「科目登録更新」をクリックするとこの画面が表示されます。
  • 会計システムで使用している科目を登録しておきます。
  • これを登録しておくことにより「買掛金集計表」「未払金集計表」で科目単位に合計を表示することが出来ます。
  • これにより、会計システムと残高を一致させ、検証を行っています。
    1. コード
      • 科目コードを数字4桁で指定します。
    2. 科目名
      • 科目名を入力します。

(1)買掛金管理
  • メインフォームで「買掛金管理」をクリックするとこの画面が表示されます。
買掛金管理画面
買掛金管理では「仕入」や「外注費」の管理を行います。
作業項目として下記の4つがあります。
  1. マスタ登録
    • 仕入先登録
      • 仕入先を登録します。
      • ライセンス登録がされていない場合は10件までの登録となります。
      •    
  2. 買掛金残高初期登録(この処理を最初に行うときに実行します)
    • 仕入先登録が終了した後に、その仕入先の残高を登録します。その残高は「会社情報登録」の初期設定年月で設定した年月が指定されます。
    • 例えば、この管理システムを2008年7月から利用する場合で、なおかつ、この会社の月次締め日が20日の場合は初期設定年月は2008年6月で、2008年6月20日現在の仕入先の残高を登録します。
    • この処理は最初に1回だけ登録します。
      •    
  3. 随時処理
    • 仕入登録
      • 仕入実績を登録します。また、その仕入に対する決済予定を登録できます。その決済予定を登録することにより、次の決済予定照会で実際に支払をする日を確認することができます。
    • 決済予定照会
      • 決済予定を照会します。また、ここから決済実績を登録したり、その決済実績を取り消しすることができます。
    • 決済登録
      • 決済予定が登録してあるものは上記の「決済予定照会」で決済処理ができますが、決済予定を登録していないものは、こちらから登録することができます。
      •    
  4. 月次処理
    • 買掛金集計計算
      • 1ヶ月の仕入実績、決済実績を集計して、各取引先の支払残高を計算します。そしてその結果を「買掛金集計表」として帳票で出力します。この帳票と会計システムと突合して、結果を検証できます。
      •    

■仕入先登録
  • 買掛金管理」画面から「仕入先登録更新」ボタンをクリックするとこの画面が表示されます。
仕入先マスタ登録更新画面
仕入や外注を依頼する仕入先を登録します。
  1. コード
    • 仕入先コードを数字で指定します。同じコードは登録できません。
    •  
  2. 仕入先名
    • 仕入先名を登録します。管理帳票なのであえて(株)とか株式会社とかは入れないで使用しています。
    •  
  3. 締切日
    • その仕入先の締切日を登録します。20日締めなら20を月末なら99を登録します。
    •  
  4. 決済日
    • 決済日を指定します。ここで登録できるのは「決済日登録更新」で登録した決済日です。
    •   
  5. 決済条件
    • 決済条件を指定します。ここで登録できるのは「決済条件登録更新」で登録した決済条件のみです。
    •    
  6. 通常使用科目
    • この仕入先で通常使用する会計科目を登録します。ここで登録できるのは「科目登録更新」で登録した科目で登録します。
    • ここで登録した科目は仕入登録した際に、自動で科目としてセットされます。
    • ここであえて登録なしでも問題ありません。
    •   
ライセンス登録が行われていないと、仕入先の登録件数は10件までという制約があります。
ライセンス登録が行われると、この10件の制約はなくなります。

■買掛金残高初期登録
  • 買掛金管理」画面から「買掛金残高初期登録」ボタンをクリックするとこの画面が表示されます。
買掛金初期残高登録
  1. 入力年月
    • この入力年月は「会社情報登録」の初期設定年月で設定した年月が表示されます。ここでの変更はできません。また、「会社情報登録」で指定した経理締め日で残高の指定日が決まります。
    • この画面の場合 2008年6月 で 20日が締め日なので、「2008年6月20日」の残高を登録することになります。
    • 経理締め日が99(月末)だったら、「2008年6月30日」の残高を登録します。
  2. 「買掛金残高初期登録」ボタンをクリックすると次の「残高登録画面」が表示されます。

■買掛金残高初期登録(残高登録画面)
買掛金残高初期登録画面
  1. 仕入先コード
    • 仕入先登録」で登録した仕入先が自動的に表示されます。
  2. 仕入先名
    • 仕入先名が表示されます。
  3. 当月残高
    • その月の残高を登録します。

■仕入登録(年月指定)
  • 買掛金管理」画面から「仕入登録」ボタンをクリックするとこの画面が表示されます。
仕入登録年月指定画面
  1. 仕入年月
    • 仕入をする仕入日の年月を指定します。「会社情報登録」画面で指定した「経理締め日」で入力できる日付が決まります。この画面の場合は「経理締め日」が20になっている場合です。
  2. 「仕入登録」ボタン
    • このボタンをクリックすると実際に仕入情報を登録する「仕入登録」画面が表示されます。

■仕入登録
仕入登録画面
この画面で実際の仕入データを登録します。
  1. 仕入日
    • 仕入日を入力します。入力可能な仕入日は画面上部にある期間内です。
  2. 仕入先
    • 仕入先を指定します。ここで指定できるのは「仕入先登録更新」で登録した仕入先です。
  3. 仕入内容
    • 仕入内容を入力します。(入力しなくてもOKです)
  4. 仕入金額
    • 仕入金額を入力します。
  5. 返品金額
    • 返品金額を入力します。
  6. 科目
    • 科目を入力します。ここで指定できるのは「科目登録更新」で登録した科目です。
  7. 「決済予定登録」ボタン
    • このボタンをクリックすると次の「決済予定登録」画面が表示され、決済予定を登録することが出来ます。

■決済予定登録
決済予定登録画面
画面上部に決済予定を登録する仕入情報が表示されます。
  1. 仕入先
    • 仕入先名が表示されます。
  2. 仕入日
    • 仕入日が表示されます。
  3. 仕入内容
    • 仕入内容が表示されます。
  4. 仕入金額
    • 仕入金額が表示されます。
  5. 返品金額
    • 返品金額が表示されます。
  6. 決済条件 
    • 表示されている仕入先に決済条件が設定されている場合(「仕入先登録更新」で設定)にその決済条件が表示されます。
  7. 決済日
    • 表示されている仕入先に決済日が設定されている場合(「仕入先登録更新」で設定)にその決済日が表示されます。
  8. 決済予定金入力可能額
    • その時点での決済予定の入力できる金額を自動的に計算し、表示します。
    •      
決済予定入力欄(複数予定の入力が可能)
  1. 決済予定日
    • 決済予定日を入力します。登録する指定先に決済日の条件が設定されている場合は、自動計算で決済予定日をセットします。
  2. 現金預金決済額
    • 現金か預金振込で決済予定の場合にその決済額を入力します。
  3. 小切手決済額
    • 小切手で決済予定の場合に、その決済額を入力します。
  4. 手形決済額
    • 手形で決済予定の場合に、その決済額を入力します。
  5. 値引その他額
    • 値引の予定、もしくは、その他の決済(例えば相殺等)があれば、その決済額を入力します。
     
ここで設定した決済予定が次の「決済予定照会」で照会し、決済することが出来るようになります。

■決済予定照会(年月指定)
  • 買掛金管理」画面から「決済予定照会」ボタンをクリックするとこの画面が表示されます。
決済予定照会年月指定画面
  1. 決済予定年月
    • 決済予定を照会をする決済日の年月を指定します。「会社情報登録」画面で指定した「経理締め日」で入力できる日付が決まります。この画面の場合は「経理締め日」が20になっている場合です。
  2. 「決済予定照会」ボタン
    • このボタンをクリックすると決済予定を照会できる「決済予定照会」画面が表示されます。

■決済予定照会
決済予定照会画面
画面上部
  1. 決済状態
    • 表示する決済予定を選択できます。「すべて」の場合は未決済、決済済みのすべてを「未決済のみ」の場合は未決済のみを「決済済みのみ」の場合は決済済みのみの決済予定を画面上に表示できます。
  2. 「決済予定表」ボタン
    • このボタンをクリックすることで「決済予定表」を出力することが出来ます。
  3. 「削除」ボタン
    • このボタンをクリックすると、現在選択している決済予定を削除することができます。
    •  
明細部分(決済予定で入力された内容が表示されます)
  1. 決済予定日
  2. 仕入日
  3. 仕入先名
  4. 仕入内容
  5. 現金預金決済
  6. 小切手決済
  7. 手形決済
  8. 値引その他
  9. 未決済表示 … 未決済のときのみ「未決済」と表示されます。
  10. 「決済登録」or「決済取消」ボタン
    • その明細が未決済の時は、「決済登録」ボタンが、決済済みの場合は「決済取消」ボタンが表示されます。
    • 「決済登録」ボタンをクリックすると「決済登録」画面が表示され、決済登録することができます。
    • 「決済取消」ボタンをクリックすると「決済登録取消」画面が表示され、一度、決済登録したものを取り消すことが出来ます。

■決済登録
  • 決済予定照会」画面から決済登録ボタンをクリックするとこの画面が表示され、その決済予定に対しての決済実績を登録することができます。
決済登録画面
画面上部には決済予定の内容が表示されます。
 
その下で実際の決済実績を登録します。
  1. 決済日
  2. 現金預金決済額
  3. 小切手決済額
  4. 手形決済額
  5. 値引その他額
  6. 「決済登録」ボタン
    • 上記1から5のデータを入力してから「決済登録」ボタンをクリックすると、下記の確認画面が表示され、決済登録が行われます。
決済登録完了画面
  • 「OK」をクリックすると、「決済予定照会」画面に戻ります。
決済予定照会決済済み画面
  • 1行目の取引が「未決済」の文字が消えて、「決済登録」ボタンが「決済取消」ボタンに変わっています。
  • これで、1行目の決済登録が完了です。
  • 引き続き、この1行目の決済予定の決済登録取消をして見ます。
  • ここで「決済取消」ボタンをクリックすると、次の「決済登録取消」画面が表示されます。

■決済登録取消
決済登録取消画面
  • ここでは決済登録が行われた内容が表示されます。
  • 内容を確認してよければ「決済取消」ボタンをクリックします。
  • すると次の確認画面が表示されます。
決済登録取消確認画面
  • ここで「はい(Y)」ボタンをクリックすると、決済登録の取消を実行します
  • 「いいえ(N)」ボタンをクリックすると、取消処理をキャンセルします。
  • 「はい(Y)」をクリックした場合は次の完了したというメッセージが表示されます。
決済登録取消完了画面
  • ここで「OK」ボタンをクリックすると、決済登録の取消が行われ「決済予定照会」画面に戻ります。
決済予定照会取消完了画面
  • 1行目の取引が「未決済」の文字が現れて、「決済取消」ボタンが「決済登録」ボタンに変わっています。
  • これで、1行目の決済登録取消が完了です。

■決済予定表
  • 決済予定照会」画面で「決済予定表」ボタンをクリックすると下記の決済予定表が作成されます。
決済予定表画面
  • 指定された決済予定日の期間内の決済予定が出力されます。
  • 出力方法は
    1. 決済方法順
    2. 決済予定日順
    3. 決済先名順
  • になります。
  • 備考欄には何も出力されませんので、この帳票を出力後に、手書きでメモを入れるのに利用しています。

■決済登録(年月指定)
  • 買掛金管理」画面から「決済登録」ボタンをクリックするとこの画面が表示されます。
  • 決済登録は「決済予定照会」」から、決済登録をすると、決済予定と連動していきますので、そちらをお奨めします。
  • ただし、決済予定の無い、決済もありうるので、それはこちらから登録します。
決済登録年月指定画面
  1. 決済年月
    • 決済日の年月を指定します。「会社情報登録」画面で指定した「経理締め日」で入力できる日付が決まります。この画面の場合は「経理締め日」が20になっている場合です。
  2. 「決済登録」ボタン
    • このボタンをクリックすると実際に決済情報を登録する「決済登録」画面が表示されます。

■決済登録
決済登録画面
  1. 決済日
    • 決済日を入力します。入力できる決済日は、画面上部にある決済日の期間内に限ります。
  2. 仕入先
    • 仕入先を指定します。ここで指定できるのは「仕入先登録更新」で登録した仕入先です。
  3. 決済条件
    • 2で指定した仕入先に決済条件が登録されていると、その決済条件が表示されます。この決済条件は「仕入先登録更新」画面で登録・変更できます
  4. 現金預金決済
    • 現金か銀行振込で決済した場合に、その決済額を入力します。
  5. 小切手決済額
    • 小切手で決済した場合に、その決済額を入力します。
  6. 手形決済額
    • 手形で決済した場合に、その決済額を入力します。
  7. 値引・その他額
    • 値引もしくはその他の決済(例えば相殺)した場合にその決済額を入力します。

■買掛金集計計算
  • 買掛金管理」画面から「買掛金集計計算」ボタンをクリックするとこの画面が表示されます。
  • ここで1か月分の買掛金の動きを計算し、買掛金集計帳として出力します。
買掛金集計画面
  1. 集計年月
    • 買掛金の集計する年月を指定します。「会社情報登録」画面で指定した「経理締め日」で入力できる日付が決まります。この画面の場合は「経理締め日」が20になっている場合です。
  2. 「集計計算」ボタン
    • このボタンをクリックすると1か月分の買掛金を集計し、買掛金集計帳を出力します。

■買掛金集計帳
買掛金集計帳画面
  1. 相手先コード
    • 仕入先コードを4桁で表示します。
  2. 相手先名
    • 仕入先名を表示します。
  3. 前月残高
    • 前月の買掛金残高を表示します。
  4. 当月増加高
    • 当月に仕入登録した金額が表示されます。その横の()内は科目が指定あれば、その科目単位に集計します。
  5. 当月減少高
    • 当月に決済登録をした金額が表示されます。
    • なお、小切手決済額は「現金・預金決済額」に入ります。
  6. 当月残高
    • 当月の買掛金の残高が表示されます。
  7. 科目別合計
    • 明細の出力後に科目別の合計が表示されます。これで経理の数字とチェックし、一致するかどうかを確認しています。

(2)未払金管理
  • メインフォームで「未払金管理」をクリックするとこの画面が表示されます。
未払金管理画面
未払金管理では「経費」や「外注費」の管理を行います。
作業項目として下記の4つがあります。
  1. マスタ登録
    • 経費先登録
      • 経費先を登録します。
      • ライセンス登録がされていない場合は10件までの登録となります。
      •    
  2. 未払金残高初期登録(この処理を最初に行うときに実行します)
    • 経費先登録が終了した後に、その経費先の残高を登録します。その残高は「会社情報登録」の初期設定年月で設定した年月が指定されます。
    • 例えば、この管理システムを2008年7月から利用する場合で、なおかつ、この会社の月次締め日が20日の場合は初期設定年月は2008年6月で、2008年6月20日現在の経費先の残高を登録します。
    • この処理は最初に1回だけ登録します。
      •    
  3. 随時処理
    • 経費登録
      • 経費実績を登録します。また、その経費に対する決済予定を登録できます。その決済予定を登録することにより、次の決済予定照会で実際に経費登録をする日を確認することができます。
    • 決済予定照会
      • 決済予定を照会します。また、ここから決済実績を登録したり、その決済実績を取り消しすることができます。
    • 決済登録
      • 決済予定が登録してあるものは上記の「決済予定照会」で決済処理ができますが、決済予定を登録していないものは、こちらから登録することができます。
      •    
  4. 月次処理
    • 未払金集計計算
      • 1ヶ月の経費実績、決済実績を集計して、各取引先の経費残高を計算します。そしてその結果を「未払金集計表」として帳票で出力します。この帳票と会計システムと突合して、結果を検証できます。
      •    

■支払先登録
  • 未払金管理」画面から「支払先登録更新」ボタンをクリックするとこの画面が表示されます。
仕入先マスタ登録更新画面
支払や外注を依頼する経費先を登録します。
  1. コード
    • 支払先コードを数字で指定します。同じコードは登録できません。
    •  
  2. 支払先名
    • 支払先名を登録します。管理帳票なのであえて(株)とか株式会社とかは入れないで使用しています。
    •  
  3. 締切日
    • その支払先の締切日を登録します。20日締めなら20を月末なら99を登録します。
    •  
  4. 決済日
    • 決済日を指定します。ここで登録できるのは「決済日登録更新」で登録した決済日です。
    •   
  5. 決済条件
    • 決済条件を指定します。ここで登録できるのは「決済条件登録更新」で登録した決済条件のみです。
    •    
  6. 通常使用科目
    • この経費先で通常使用する会計科目を登録します。ここで登録できるのは「科目登録更新」で登録した科目で登録します。
    • ここで登録した科目は経費登録した際に、自動で科目としてセットされます。
    • ここであえて登録なしでも問題ありません。
    •   
ライセンス登録が行われていないと、支払先の登録件数は10件までという制約があります。
ライセンス登録が行われると、この10件の制約はなくなります。

■未払金残高初期登録
  • 未払金管理」画面から「未払金残高初期登録」ボタンをクリックするとこの画面が表示されます。
未払金初期残高登録
  1. 入力年月
    • この入力年月は「会社情報登録」の初期設定年月で設定した年月が表示されます。ここでの変更はできません。また、「会社情報登録」で指定した経理締め日で残高の指定日が決まります。
    • この画面の場合 2008年6月 で 20日が締め日なので、「2008年6月20日」の残高を登録することになります。
    • 経理締め日が99(月末)だったら、「2008年6月30日」の残高を登録します。
  2. 「未払金残高初期登録」ボタンをクリックすると次の「残高登録画面」が表示されます。

■未払金残高初期登録(残高登録画面)
未払金残高初期登録画面
  1. 支払先コード
    • 支払先登録」で登録した経費先が自動的に表示されます。
  2. 支払先名
    • 支払先名が表示されます。
  3. 当月残高
    • その月の残高を登録します。

■経費登録(年月指定)
  • 未払金管理」画面から「経費登録」ボタンをクリックするとこの画面が表示されます。
仕入登録年月指定画面
  1. 登録年月
    • 経費登録する支払日の年月を指定します。「会社情報登録」画面で指定した「経理締め日」で入力できる日付が決まります。この画面の場合は「経理締め日」が20になっている場合です。
  2. 「経費登録」ボタン
    • このボタンをクリックすると実際に経費情報を登録する「経費登録」画面が表示されます。

■経費登録
仕入登録画面
この画面で実際の経費データを登録します。
  1. 請求日
    • 請求日を入力します。入力可能な請求日は画面上部にある期間内です。
  2. 支払先
    • 支払先を指定します。ここで指定できるのは「支払先登録更新」で登録した支払先です。
  3. 支払内容
    • 支払内容を入力します。(入力しなくてもOKです)
  4. 支払金額
    • 支払金額を入力します。
  5. 返品金額
    • 返品金額を入力します。
  6. 科目
    • 科目を入力します。ここで指定できるのは「科目登録更新」で登録した科目です。
  7. 「決済予定登録」ボタン
    • このボタンをクリックすると次の「経費決済予定登録」画面が表示され、決済予定を登録することが出来ます。

■経費決済予定登録
決済予定登録画面
画面上部に決済予定を登録する経費情報が表示されます。
  1. 支払先
    • 支払先名が表示されます。
  2. 請求日
    • 請求日が表示されます。
  3. 内容
    • 支払内容が表示されます。
  4. 支払金額
    • 支払金額が表示されます。
  5. 返品金額
    • 返品金額が表示されます。
  6. 決済条件 
    • 表示されている支払先に決済条件が設定されている場合(「支払先登録更新」で設定)にその決済条件が表示されます。
  7. 決済日
    • 表示されている支払先に決済日が設定されている場合(「支払先登録更新」で設定)にその決済日が表示されます。
  8. 決済予定金入力可能額
    • その時点での決済予定の入力できる金額を自動的に計算し、表示します。
    •      
決済予定入力欄(複数予定の入力が可能)
  1. 決済予定日
    • 決済予定日を入力します。登録する指定先に決済日の条件が設定されている場合は、自動計算で決済予定日をセットします。
  2. 現金預金決済
    • 現金か預金振込で決済予定の場合にその決済額を入力します。
  3. 小切手決済
    • 小切手で決済予定の場合に、その決済額を入力します。
  4. 手形決済
    • 手形で決済予定の場合に、その決済額を入力します。
  5. 値引その他
    • 値引の予定、もしくは、その他の決済(例えば相殺等)があれば、その決済額を入力します。
     
ここで設定した決済予定が次の「経費決済予定照会」で照会し、決済することが出来るようになります。

■経費決済予定照会(年月指定)
  • 未払金管理」画面から「決済予定照会」ボタンをクリックするとこの画面が表示されます。
決済予定照会年月指定画面
  1. 決済予定年月
    • 決済予定を照会をする決済日の年月を指定します。「会社情報登録」画面で指定した「経理締め日」で入力できる日付が決まります。この画面の場合は「経理締め日」が20になっている場合です。
  2. 「決済予定照会」ボタン
    • このボタンをクリックすると決済予定を照会できる「決済予定照会」画面が表示されます。

■経費決済予定照会
決済予定照会画面
画面上部
  1. 決済状態
    • 表示する決済予定を選択できます。「すべて」の場合は未決済、決済済みのすべてを「未決済のみ」の場合は未決済のみを「決済済みのみ」の場合は決済済みのみの決済予定を画面上に表示できます。
  2. 「決済予定表」ボタン
    • このボタンをクリックすることで「経費決済予定表」を出力することが出来ます。
  3. 「削除」ボタン
    • このボタンをクリックすると、現在選択している決済予定を削除することができます。
    •  
明細部分(決済予定で入力された内容が表示されます)
  1. 決済予定日
  2. 支払日
  3. 支払先名
  4. 内容
  5. 現金預金決済
  6. 小切手決済
  7. 手形決済
  8. 値引その他
  9. 未決済表示 … 未決済のときのみ「未決済」と表示されます。
  10. 「決済登録」or「決済取消」ボタン
    • その明細が未決済の時は、「決済登録」ボタンが、決済済みの場合は「決済取消」ボタンが表示されます。
    • 「決済登録」ボタンをクリックすると「決済登録」画面が表示され、決済登録することができます。
    • 「決済取消」ボタンをクリックすると「決済登録取消」画面が表示され、一度、決済登録したものを取り消すことが出来ます。

■経費決済登録
  • 経費決済予定照会」画面から決済登録ボタンをクリックするとこの画面が表示され、その決済予定に対しての決済実績を登録することができます。
決済登録画面
画面上部には経費決済予定の内容が表示されます。
 
その下で実際の決済実績を登録します。
  1. 決済日
  2. 現金預金決済額
  3. 小切手決済額
  4. 手形決済額
  5. 値引その他額
  6. 「決済登録」ボタン
    • 上記1から5のデータを入力してから「決済登録」ボタンをクリックすると、下記の確認画面が表示され、決済登録が行われます。
経費決済登録完了画面
  • 「OK」をクリックすると、「経費決済予定照会」画面に戻ります。
経費決済予定照会決済済み画面
  • 1行目の取引が「未決済」の文字が消えて、「決済登録」ボタンが「決済取消」ボタンに変わっています。
  • これで、1行目の決済登録が完了です。
  • 引き続き、この1行目の決済予定の決済登録取消をして見ます。
  • ここで「決済取消」ボタンをクリックすると、次の「経費決済登録取消」画面が表示されます。

■経費決済登録取消
経費決済登録取消画面
  • ここでは決済登録が行われた内容が表示されます。
  • 内容を確認してよければ「決済取消」ボタンをクリックします。
  • すると次の確認画面が表示されます。
経費決済登録取消確認画面
  • ここで「はい(Y)」ボタンをクリックすると、決済登録の取消を実行します
  • 「いいえ(N)」ボタンをクリックすると、取消処理をキャンセルします。
  • 「はい(Y)」をクリックした場合は次の完了したというメッセージが表示されます。
決済登録取消完了画面
  • ここで「OK」ボタンをクリックすると、決済登録の取消が行われ「決済予定照会」画面に戻ります。
経費決済予定照会取消完了画面
  • 1行目の取引が「未決済」の文字が現れて、「決済取消」ボタンが「決済登録」ボタンに変わっています。
  • これで、1行目の決済登録取消が完了です。

■経費決済予定表
  • 経費決済予定照会」画面で「決済予定表」ボタンをクリックすると下記の決済予定表が作成されます。
経費決済予定表画面
  • 指定された決済予定日の期間内の決済予定が出力されます。
  • 出力方法は
    1. 決済方法順
    2. 決済予定日順
    3. 決済先名順
  • になります。
  • 備考欄には何も出力されませんので、この帳票を出力後に、手書きでメモを入れるのに利用しています。

■経費決済登録(年月指定)
  • 未払金管理」画面から「決済登録」ボタンをクリックするとこの画面が表示されます。
  • 決済登録は「経費決済予定照会」」から、決済登録をすると、決済予定と連動していきますので、そちらをお奨めします。
  • ただし、決済予定の無い、決済もありうるので、それはこちらから登録します。
経費決済登録年月指定画面
  1. 決済年月
    • 決済日の年月を指定します。「会社情報登録」画面で指定した「経理締め日」で入力できる日付が決まります。この画面の場合は「経理締め日」が20になっている場合です。
  2. 「決済登録」ボタン
    • このボタンをクリックすると実際に決済情報を登録する「決済登録」画面が表示されます。

■経費決済登録
経費決済登録画面
  1. 決済日
    • 決済日を入力します。入力できる決済日は、画面上部にある決済日の期間内に限ります。
  2. 支払先
    • 支払先を指定します。ここで指定できるのは「支払先登録更新」で登録した経費先です。
  3. 決済条件
    • 2で指定した支払先に決済条件が登録されていると、その決済条件が表示されます。この決済条件は「支払先登録更新」画面で登録・変更できます
  4. 現金預金決済
    • 現金か銀行振込で決済した場合に、その決済額を入力します。
  5. 小切手決済額
    • 小切手で決済した場合に、その決済額を入力します。
  6. 手形決済額
    • 手形で決済した場合に、その決済額を入力します。
  7. 値引・その他額
    • 値引もしくはその他の決済(例えば相殺)した場合にその決済額を入力します。

■未払金集計計算
  • 未払金管理」画面から「未払金集計計算」ボタンをクリックするとこの画面が表示されます。
  • ここで1か月分の未払金の動きを計算し、未払金集計帳として出力します。
未払金集計画面
  1. 集計年月
    • 未払金の集計する年月を指定します。「会社情報登録」画面で指定した「経理締め日」で入力できる日付が決まります。この画面の場合は「経理締め日」が20になっている場合です。
  2. 「集計計算」ボタン
    • このボタンをクリックすると1か月分の未払金を集計し、未払金集計帳を出力します。

■未払金集計帳
未払金集計帳画面
  1. 相手先コード
    • 支払先コードを4桁で表示します。
  2. 相手先名
    • 支払先名を表示します。
  3. 前月残高
    • 前月の未払金残高を表示します。
  4. 当月増加高
    • 当月に経費登録した金額が表示されます。その横の()内は科目が指定あれば、その科目単位に集計します。
  5. 当月減少高
    • 当月に決済登録をした金額が表示されます。
    • なお、小切手決済額は「現金・預金決済額」に入ります。
  6. 当月残高
    • 当月の未払金の残高が表示されます。
  7. 科目別合計
    • 明細の出力後に科目別の合計が表示されます。これで経理の数字とチェックし、一致するかどうかを確認しています。

(3)ライセンス登録
  • メインフォームで「ライセンス登録」をクリックするとこの画面が表示されます。
  • ライセンス登録をすることで「仕入先登録更新」の仕入先数の10件、「支払先登録更新」の支払先数の10件の制約がなくなり、登録無制限になります。
ライセンス登録画面
  1. メールアドレス
    • 登録の際に指定したメールアドレスを登録してください。
  2. ライセンス番号
    • こちらからお知らせしたライセンス番号を入力してください。
  3. 「ライセンス登録」ボタン
    • メールアドレスとライセンス番号を入力してこのボタンをクリックしてください。ライセンス登録ができます。
ライセンス登録サンプル画面
  • ライセンス登録をクリックすると下記の画面が表示され、登録されます。
ライセンス登録確認画面
(3)バックアップ処理
  • ここでデータのバックアップをすることが出来ます。
  • メイン画面で右下にある「バックアップ処理」をクリックしてください。
  • すると次のバックアップ処理画面が表示されます。
  • バックアップ元MDBにはすでにこのDBと接続しているDBが設定されています。
  • バックアップ先フォルダーにバックアップするMDBを保存するフォルダーを指定してください。
  • ここで右側の「フォルダー参照」ボタンをクリックすると、次の画面が表示されます。
  • ここでフォルダーを指定してください。ここでは「リムーバブル ディスク(E:)」を指定して「OK」ボタンを押してみます。
  • ここで「バックアップ開始」ボタンをクリックすると、バックアップが始まります。
  • バックアップが終わると下記の画面が表示されます。
  • ここで「OK」ボタンをクリックすると「メイン画面」に戻ります。

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